【元請け体質への道】Vol.7~意思疎通~

新型コロナウイルスの影響によるリモートワークや隔離飲食等で、日々のコミュニケーション不足が起こり始まるでしょう。

一方、AIやロボットの進化で、仕事場や家庭内でにおいては、人と人が触れ合う場がどんどんなくなる?

 

となると、今後人間社会とはどうなっていくのか?とても心配な世の中になってきました。

 

 

明けましておめでとうございます!

建設・専門工事・製造・ガテン系会社の経営サポートに特化した元請け体質®変革プロデューサーの山口です。

 

本年も参考になるであろう、工事会社向けの経営ヒントのお話しを投稿していきたいとおもいますのでよろしくお願いします。

 

また、今年は、YouTubeでも同時に動画でもって発信していきますので、チャンネル登録もお願いします!

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さて、お正月は、なんといても駅伝ですね。負けた創価大学に同情し、勝った駒沢大学に感動しました。

 

ここで、いつもの商売柄、勝因敗因を考えてみました。

 

最近思うのは、経営で躓く原因に社内の文化が、良好な会社は、業績が上向く!

という活きづいている要因の多くは、どこも「コミュニケーション」ができている会社だとつくづく思いったところです。

 

例えば、昨年の日本シリーズの4たてで優勝したソフトバンクと、かつてのジャイアンツとは思えない負け方の「差」とは?

 

試合後、ある会社の社長さんと歓談しながら、自社に置き換えてみて、どこがいいのか、わるいのかを談義していると

 

そこで、出たのは、やはり「社員教育」でした。

ソフトバンクの選手は、もちろん個々のプレーヤーとしての技術も素晴らしいですが、

 

勝ちに行く姿勢や振る舞いからして、負けない試合に選ばれた選手として出来上がっていることを個人的に感じたのを覚えました。

選手の「選」=「戦」です。

 

会社も全く同じです。

 

そこで前置きは長くなりましたが、今回はこのコミュニケーションについて少し座学を踏まえて、皆さんの会社において、社員どうしでの意思疎通は良好かそうでないかをみてみましょう。

 

何か生かせるヒントがあればと思います。

 

 

コロナにより業績低迷で、職場にも余裕がなくなっているせいか、いま、会社の規模を問わず、社内の意思疎通(コミュニケーション)が問題となっています。

 

意思疎通が良いと、組織の好循環を生みだすことはお分かりかとおもいます。

 

 

お客様から:

「いつもあいさつや電話応対が丁寧ですね」

「社員さんがいつも元気で活き活きされていますね」

 

などと褒めていただくと嬉しいものです。

 

一般的に、業績の良い会社ほど、日常的に

「挨拶が明るい」

「電話の応対が良い」

「約束をきちんと守る」

など、社員の基本行動も良く、社内の意思疎通も円滑に行われるという好循環が生まれる傾向にあります。

 

反対に、社内の意思疎通が悪いと、ミスやクレームの発生、顧客の心証を悪くする等の悪循環が生まれやすく、生産性や業績にまで悪い影響を及ぼすといわれています。

 

3人に2人がコミュニケーションに不満という調査結果もでています。

※出典 社団法人日本経営研究会

 

 

いますぐ社内の「意思疎通」感度をチェックしてみましょう

 

下記のチェックリストを使ってみてください。

 

社内の意思疎通は良好でしょうかチェックしてみては。

 

チェックが2個以上あれば要注意。

4個以上であれば重症です。

社内の意識面の改善と仕組みの改善が急務です。

 

 

意思疎通感度チェックリスト:

 

□出社時、退社時の挨拶や来訪者への「いらっしゃいませ」等の挨拶を半数以上の社員がしていない。

 

□ほかの社員の出勤、外出等の状況がわからずに慌てることがよくある。

 

□部門間、社員間の連携や連絡が悪く、それに起因するミスがよくある。

 

□留守中の伝言などが伝わっておらずお客様からクレームを受けることがよくある。

 

□お客様からの問い合わせがあっても、担当社員がいないとまったくわからないことが多い。

 

□商品・サービスのお客様への説明内容が、社員によってバラバラなことがある。

 

□違う部署で同じような仕事をしていて二度手間と思われることがある。

 

□何か問題があると、他の部署や他の社員のせいにする社員が多い。

 

 

まずは、挨拶を改善しよう

まるで、小学校の教室や廊下にある張り紙ですね(;^_^A

 

社内の意思疎通の良し悪しを見るバロメーターとして、挨拶があります。

 

挨拶とは、本来、相手に心を開き、相手を認める行為といわれています。社員一人ひとりの意識や努力によって、挨拶は改善できるものです。

 

「あいさつの4箇条」

どこかできいたことがある方ももう一度!!

 

 

「あ」 明るく元気に 聞こえる声で

自分では、しっかり声を出しているつもりでも、相手の耳に届かなければ意味がありません。

 

「い」 いつでも、誰にでも

あの人には挨拶したけれど、この人にしない、あるいは朝だけしかしないというのではなく、いつでも、誰にでもする習慣をつけましょう。

 

「さ」 先にする

相手からの挨拶をまつのではなく、できるだけこちらから先に挨拶しましょう。

 

「つ」 続ける

何事も継続が一番大事です。挨拶が良くなったと全員が実感できるレベルになるまで頑張りましょう

 

意思疎通が悪くなる要因には、個々で行う縦割りの仕事が多く、他人と協力する業務が減ってきていることや、IT化でパソコンでの仕事が増えたことなどがあるといわれます。

 

挨拶以外の方法で、職場の意思疎通を良好にするには、社員全員で共同作業を行うということが有効です。

 

例えば、掃除や整理整頓などを決められた日に全員で行うといったことでも効果があるといわれています。

 

また、中小企業では、組織変更、人事異動、社員の入社がほとんどないということが多く、組織に変化や活気がなくなりがちです。

 

そのようなときには、職場のレイアウト、席替えなど、リフレッシュした環境づくりも効果的です。

 

 

リフォーム工事関係の会社はこれが得意なはずです!(笑)

 

 

意思疎通を良くする工夫

 

・毎朝、社員全員で職場内の清掃や整理整頓を行う。

・みんなでできる作業を全員で行う。

・社内改善の共同をテーマで会議を行い、全員参加でアイディアを出しあう。

・クロスオーバー会議を行う

(一つのテーマについて、社内全員をいくつかのグループにわけて話合い、提案をまとめて全社員の前で発表する)

・朝礼において自分の自慢などを当番制で発表してもらう

 

 

以上、業績をビジネスの勝負だとすれば、当然に社員全員が力を合わせて進めば、勝つということ。

 

本年の初めは、カタカナ言葉の「コミュニケーション」ではなく社内における「意思疎通」!をお届けしました!

 

これもほかにもやり方など、事例がありますので、もしご興味あれば、どうぞ。

 

 

次回のコラムは、「マネジメント」について。

 

ご不明な点、ご質問などあればご遠慮なくどうぞ。お待ちしております。