なぜ経営データを迅速に把握しなければならないのか

建設業界は「迅速に経営データを把握しなくてもこれまではやってこられたのだから…」 と考えている会社もあるようです。

しかし、今の先が見えない経営環境の中、今までどおりでよいのでしょうか。

なぜ経営データを迅速に入手しなければならないのか。

 

そんな面倒くさいことやっても意味ない~

だったらもっと現場仕事をこなしていけば自ずと儲かっているんだ~と

うすうす、本当はきちんとやらなきゃと自覚しているんだけど、ここの管理の方法についてどうすれば上手くやれるのか、もしやれたら事業が成長していける。

だれか優秀な人材いないかな~と思っていませんか?

 

建設・専門工事・製造・ガテン系会社の経営サポートに特化した元請け体質®変革プロデューサーの山口はるいちろうです。

ちょとまた、元会計事務所15年選手から今回もひつこくアドバイスを:

 

1.会社も生き物である

会社は、毎日営業活動をしており、生きています。

生きているということは、 時々刻々変化しているということです。

人体の場合は、刻々変化する健康状態を見るため、体温や血圧を測ったりして検査をします。

同様に、 企業経営においても、短い期間ごとに経営データを逐次入手し、 自社は今どういう状態にあるのか常に把握しておく必要があります。

そして、 問題点を早期に発見し、 素早く対処しなければ、 この厳しい時代を乗り切っていけません。

 

2.経営環境も激変している

経営環境は、 ご存じのとおり激しく変化しています。

新型コロナウイルスの影響が中小企業を直撃しており、 ただ仕事をこなしていればいいという時代ではありません。

厳しい経営環境に素早く対処できないと、 淘汰される運命にあります。

経営データすら把握せずに経営していては、将来存続できる保証はないのです。

 

3.金融機関も経営情報を要求している

特に金融機関は、不良債権の多い企業に対して毎月の試算表提出を要請しているようです。

というのも、経営環境は激変し、会社自体も時々刻々と変化しているので、試算表を6 カ月に1 回程度見ているようでは経営状態を把握できないからです。

これからは積極的に経営情報を開示し、常に金融機関に正確に自社の状況を把握してもらうことが求められます。

 

経営者がつかんでおくべき経営情報は?

まず経営計画を立て目標 (予算) を持つことが前提となります。

というのも目標等の基準になるものがないのに、結果 (実績) だけを見てもそれが良いのか悪いのか判断できないからです。

その上で次の経営情報を把握するようにします。

1.社長が日々把握すべき経営データ

① 日々の売上高 

社長が毎日把握すべきものは 「売上げ」 です。

そして計画段階で目標売上高を設定して、 その目標売上高に対して売上高の実績をチェックします。

なお、工事会社は出来高で計上していると思いますが、ぜひ日割り計算してみてください。

下の図は、受注額を工程日数で割って、日額表へ加工して、なお且つ原価もわかれば日割りにする。

最後に自分の給与も日割りにすると、会社の儲け感度がわかってきます。

ざっくりとした例ですので、詳しくはご連絡ください。

忙しいのであれば、せめて売上だけでも把握することです。

計画では通常月ごとに目標売上高を設定しますが、 その月の稼働日数で割った 1 日当たりの目標売上高を予め出しておいて、実績と日々対比するようにします。

② 日々の資金繰り状況

月初には当月の資金繰り表などを作成し、それをもとに入金や支払いが予定どおりか日々チェックします。入金が予定より遅れたり、入金額が少ない場合は、資金ショートしないように対策を講じます。

 

2.社長が月単位で把握すべき経営データ

月単位では、 次の4 項目は必ず把握しておきます。

  • 当月の売上高
  • 資金繰り
  • 当月の経費
  • 当月の利益

そして、この4項目について、計画した目標と対比しながら次の事項をチェックします。

・売上げは目標を達成したか

・資金繰りは大丈夫か

・経費は余分にかけていないか

・利益は目標をクリアしたか

なお、目標に達していないときは、原因を分析しタイムリーに対策を講じます。

 

月単位で経営情報を把握するには月次決算が有効

変化に対して、 迅速かつ適切に経営判断を行うには、年1回の決算によるデータではなく、より短い期間で締めたデータが必要です。

毎日締めて、1日の売上げが目標を達成したかどうかをチェックしている企業もありますが、少なくとも月単位で締めて、当月どうであったかを確認し、翌月には対策が講じられるようにしなければなりません。

それには月次で締めて、売上高等の数字を固め、在庫があれば在庫も固めます。

減価償却費も概算(年間の減価償却費の12分の1とする)で入れます。

売掛金・買掛金は発生主義で行います。

年次決算と全く同じで、これが月次決算です。

多少誤差が出たとしても後で修正するようにして、締めた日の翌日に数字が把握できるようにしておきます。

こうしておけば、すぐに対策を検討し実行できます。

いかがでしょうか?ご質問あれば何なりとお申し付けくださいませ。

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